L’automatisation des processus est une étape importante dans la gestion d’entreprise, car elle peut augmenter la compétitivité, l’efficacité et la valeur pour les clients. Apprendre encore plus !
L’automatisation des processus consiste à automatiser les processus manuels grâce à la technologie utilisant l’intégration des données et des systèmes.
L’automatisation des processus est une étape importante pour la gestion d’entreprise, car elle peut augmenter la compétitivité, l’efficacité et la valeur pour les clients.
À travers cet article, vous comprendrez comment fonctionne l’automatisation des processus, quel en est l’objectif, comment l’appliquer dans le Business Process Management (BPM), et quels sont les avantages pour votre organisation.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
Pour une meilleure compréhension, pensons à l’automatisation des processus dans nos routines quotidiennes. Nous utilisons la technologie à notre avantage de plusieurs manières, ce qui permet d’économiser du temps et des efforts. Par exemple, nous utilisons des applications pour livrer de la nourriture ou avoir des maisons intelligentes où vous pouvez contrôler la climatisation, tout au long de votre téléphone portable.
L’automatisation des processus fonctionne de la même manière lorsqu’elle est appliquée à une entreprise.
Quel est l’objectif de l’automatisation des processus ?
L’objectif principal de l’automatisation des processus est d’améliorer les flux de travail d’une entreprise.
Grâce à l’automatisation, nous pouvons réduire les coûts, le temps et les déchets, ainsi qu’augmenter la productivité, réduire les erreurs et contrôler tous les processus de l’entreprise en temps réel.
Vous pouvez remplacer les activités manuelles par des activités automatisées ou réutiliser le logiciel et les systèmes pour prendre en charge de nombreuses autres tâches.
Pour mieux comprendre, imaginez un processus de demande d’achat. Si c’est manuel, l’équipe d’achat doit négocier avec les fournisseurs par téléphone ou par e-mail, attendre leurs réponses, les transmettre pour approbation du budget, trouver le centre de coûts, etc.
Pensez maintenant à la manière dont tous ces processus pourraient être centralisés dans un seul système automatisé. Avec des formulaires et des étapes prédéfinies, l’ensemble du flux d’achat peut être standardisé et effectué en ligne, notamment :
Approbation du budget, dans laquelle il suffit de désigner un responsable
Devis, avec messages automatiques envoyés aux fournisseurs
Évaluation technique, à l’aide de règles métier préalablement définies
Négociation de titres à l’aide de règles de coût
Standardisation
Paiement
Fermeture
Tout employé ayant accès au système peut suivre l’état des processus et agir en conséquence. Cela évite les erreurs et accélère l’exécution des tâches, pour ne mentionner que deux avantages.
Comment automatiser un processus ?
Chaque étape énumérée ci-dessus peut être effectuée par un outil d’automatisation de processus.
Une entreprise orientée processus qui recherche une amélioration continue devrait adopter le BPM (Business Process Management).
Grâce à l’analyse et au contrôle des processus, nous recherchons des améliorations de flux de travail afin de corriger les erreurs et d’atteindre les objectifs stratégiques.
Par conséquent, nous utilisons BPMS (Business Process Management Suite ou System), qui est le logiciel qui mappe, automatise, exécute et surveille les processus, en suivant les exigences BPM à toutes ses étapes.
Au cours des étapes de gestion des processus, l’automatisation des processus est adoptée, principalement, au cours de trois étapes en particulier :
Modélisation : lorsque le BPMS est utilisé pour ajouter de nouveaux processus modélisés et formulaires électroniques, décrivant les responsabilités et les priorités. Tous les collègues impliqués dans le processus sont formés pour comprendre le fonctionnement des systèmes.
Mise en œuvre et en exécution : lorsque vous mettez en pratique votre cartographie des processus et effectuez réellement les tâches.
Surveillance : lorsque vous surveillez les processus, vous vérifiez leurs performances par rapport aux attentes et suivez vos objectifs. Cette étape devient beaucoup plus facile si un processus est déjà automatisé, car les informations du processus seront dans un système et la fiabilité des informations sera plus grande. La surveillance peut être automatique, et même envoyer des alertes si une situation devient critique. Pour plus d’informations, consultez notre site web Logiciel de gestion des entretiens annuels .