Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, a besoin de montrer à ses clients qu’elle est prête à les assister et à construire une relation constructive. Ceci passe généralement par la qualité d’accueil qu’elle réserve à ses clients et la disponibilité dont elle fait preuve. Conscientes de l’enjeu de la relation client, certaines entreprises ont recours à un serveur vocal interactif.
Qu’est-ce que le serveur vocal interactif ?
Le serveur vocal interactif en abrégé SVI est une technologie de téléphonie qui, mise en place, permet une interaction des clients avec le système hôte de l’entreprise. L’interaction se fait à l’aide de menus vocaux configurables sur la base des tonalités DTMF (Dual-Tone Multi-Frequency). En effet, il s’agit d’un système dans lequel les correspondants se voient proposer un choix pour sélectionner des options par le biais des touches du clavier.
En fonction de la touche appuyée sur le clavier du téléphone, une tonalité DTMF est transmise au système hôte de l’entreprise. Ce dernier envoie la réponse appropriée à l’action menée par le correspondant. Ainsi, l’appelant pourra être dirigé vers une chaine de services ou de renseignements plus détaillés suivant les choix et réponses donnés au travers des touches sélectionnées lorsqu’il est connecté au serveur vocal interactif.
Les avantages du serveur vocal interactif
Par son fonctionnement décrit plus haut, le serveur vocal interactif permet un accueil personnalisé à chacun de vos clients, quelle que soit sa préoccupation. Au-delà de cet aspect, ce système est source de plusieurs avantages pour les entreprises.
Une disponibilité ininterrompue
Mise en place, le serveur vocal interactif accueille les appelants 24/7. Les appels sont immédiatement décrochés et peuvent être traités simultanément de sorte qu’aucun appelant ne soit négligé ou laissé de côté. Aucun appel n’est perdu ou manqué. De plus, les utilisateurs sont très vite pris en charge et orientés vers la bonne information ou le bon interlocuteur. Tout cela concourt à l’amélioration de l’expérience client.
Une réduction des coûts
Toute entreprise qui s’appuie sur le serveur vocal interactif réduit considérablement ses coûts opérationnels. Ce système pourra directement gérer les demandes les plus courantes. Par ailleurs, l’agent d’accueil se verra alléger son travail. Cet atout offert par le SVI lui permettra alors de se concentrer sur des préoccupations plus complexes et des sujets à valeur ajoutée.
Une meilleure qualité d’assistance
En dehors des deux précédents atouts, la mise en place d’un SVI a un impact positif sur l’image de l’entreprise. Aux yeux de ses interlocuteurs, cette dernière gagne en modernité et en efficacité. Chaque utilisateur pourra être efficacement pris en charge pour les préoccupations courantes par le serveur vocal interactif. Pour les sujets un peu plus délicats, l’agent interviendra. La rapidité, la disponibilité et la précision dans le traitement des requêtes clients feront que ceux-ci parleront bien d’elle. Par conséquent, ceci va rehausser l’image de marque de l’entreprise.